От слов к делу: как «бережливость» помогла нам перезагрузиться
Когда мы слышим словосочетание «бережливое производство в культуре», у многих из нас возникает законный скепсис. В голове рождаются образы конвейеров, станков и графиков, далеких от творческой атмосферы библиотек. «Это для заводов», «У нас нет конвейера», — слышим мы от коллег.
Однако наш Центр детского чтения «Синяя птица» Централизованной библиотечной системы Белорецкого района был включен Министерством культуры РФ в пилотный проект по внедрению этих практик. И этот шаг стал для нас переломным.
Когда мы начали применять инструменты бережливости в реальной работе, все встало на свои места. Мы поняли: суть не в станках, а в здравом смысле. Не в кипах бумаг, а в уважении ко времени — и наших сотрудников, и наших читателей.
Оказалось, что бережливое производство — это про то, как убрать лишние движения, чтобы освободить время для главного: общения с детьми, создания творческих проектов и любви к книге.
Министерством культуры Республики Башкортостан для нас были определены ключевые процессы для оптимизации: комплектование, обработка и выдача библиотечного фонда, а также посещения или клиентский путь читателя.
Дальнейшую работу с нами вели специалисты Федерального центра компетенций (ФЦК). Совместно с ФЦК мы провели стартовое совещание и сформировали рабочую группу. Затем они детально анализировали нашу работу: анкетировали сотрудников и читателей, просчитывали загрузку каждого библиотекаря. По результатам анкет был выявлен топ комментариев и появилось картирование текущего состояния — мы впервые увидели нашу работу как единый, но неидеальный механизм. Затем была оформлена карточка процесса. Это один из документов необходимый для визуализации рабочих процессов в библиотеке или общего картирования, и выявлены «узкие места» — те самые потери. Их оказалось немало.
Самая первая трудность, с которой мы столкнулись, это были кадровые и психологические сложности. Библиотекари – это люди, часто консервативные по натуре, поэтому любые изменения воспринимались как угроза их профессиональному ритму, был страх напрямую связывающий слова «бережливый» с сокращением штата, сотрудники не видели личной (финансовой) выгоды от изменений. Затем сложностью стало нехватка времени и ресурсов. В связи с тем, что улучшения происходили только в одном структурном подразделении, общий эффект по ЦБС был минимален. Возникали «локальные оптимумы» в ущерб общему потоку. Были сложности методического характера. В производстве ценность — это деталь или финансовая выгода. В библиотеке ценность – это удовлетворенная информационная, образовательная, культурная потребность. Ее сложнее измерить и выделить в потоке процессов. Что для читателя важнее: быстро найти книгу или получить глубокую консультацию? Не все можно измерить количественно (например, удовлетворенность атмосферой). Фокус на легко измеримых показателях (например, скорость выдачи книг) может привести к потере качества другой работы (например, качества рекомендации книг). Поэтому стали гибко применять инструменты Бережливого производства и менять их под задачи библиотеки.
Наш опыт в «Синей птице» — это не история о грандиозных бюджетах, а история о том, как, задав правильные вопросы и посмотрев на свою работу критически, можно сделать значительные улучшения здесь и сейчас.
Отрадно, что наш инновационный подход, уже доказавший свою эффективность, теперь тиражируется по всей библиотечной системе. Мы активно делимся наработанной практикой с коллегами из разных регионов страны.
На прошлой неделе к нам обратилась редакция Первого канала, чтобы рассказать о нашем проекте всей стране. 12 ноября состоялся телевизионный эфир.
Мы гордимся, что наш скромный вклад в развитие библиотечного дела получает такой широкий резонанс и помогает менять представление о современных библиотеках.